Prepojte celý interný proces obstarávania.

Začnite včas a zo spoločných podkladov.

Zbierajte potreby od útvarov, priraďujte ich k položkám plánu a priebežne plán aktualizujte. Podobné požiadavky získajú spoločný kontext pre prípravu nákupu.

• Zber potrieb v určenom období a schvaľovanie požiadaviek na plán.
• Členenie podľa organizačných jednotiek, kategórií a zdrojov financovania.
• Zostavenie, schvaľovanie a zmeny plánu počas roka.
• Importy a exporty položiek plánu.

Obstarávateľ má včas podklady, vedenie vidí pripravované potreby a útvary vedia, čo do plánu zaradili.

Úplné zadanie a viditeľný stav.

Zadajte potrebu spolu so špecifikáciou, prílohami a súvisiacim financovaním. Oprávnení pracovníci ju môžu posúdiť alebo vrátiť na doplnenie. Žiadateľ vie, v akom stave sa nachádza.

• Požiadavky na obstarávanie a ďalšie dohodnuté typy žiadaniek.
• Väzba na položku plánu, zmluvu, rozpočet alebo projekt podľa typu požiadavky.
• Povinné údaje, prílohy, stav a história spracovania.
• Nadviazanie ďalších krokov na schválenú požiadavku.

Žiadateľ má jasný spôsob zadania a obstarávateľ pracuje s podkladmi priradenými ku konkrétnej potrebe.

Rozhodnutia podľa kompetencií.

Nastavte, kto posudzuje vecnú stránku, financovanie a ďalšie podmienky požiadavky. Schvaľovacie procesy môžu zahŕňať úkony finančnej kontroly a zohľadňovať typ dokladu, organizačné zaradenie, hodnotu či zdroj financovania.

• Pridelenie krokov oprávneným osobám.
• Schválenie, zamietnutie a vrátenie na doplnenie podľa nastaveného procesu.
• Upozornenia na úlohy čakajúce na vybavenie.
• História rozhodnutí pri konkrétnom doklade.
• Tlačové alebo elektronické výstupy podľa dohodnutých vzorov.

Každý rozhoduje v rozsahu svojej kompetencie. Pri spätnej kontrole možno dohľadať priebeh schvaľovania.

Zákazka so svojimi súvislosťami.

Veďte údaje o zákazke spolu s požiadavkami, zodpovednými osobami, dokumentmi a termínmi. Harmonogram, fázy a úlohy pomáhajú koordinovať prípravu aj priebeh obstarávania.

• Evidencia postupu, predmetu, predpokladanej hodnoty a financovania.
• Prepojenie na plán a požiadavky.
• Fázy, plánované a skutočné termíny, úlohy a zodpovední pracovníci.
• Dokumenty pri zákazke a výstupy zo šablón v podporovaných krokoch.
• Nadviazanie výsledku na zmluvu alebo objednávku.

Obstarávateľ, jeho zástupca aj vedenie nájdu pri zákazke podklady potrebné na jej riadenie.

Vedzte, čo môžete čerpať.

Evidujte zmluvy, dodatky, termíny a súvisiace plnenia. Sledujte evidované čerpanie a nastavte upozornenia na blížiaci sa koniec zmluvy alebo zvolenú úroveň jej vyčerpania.

• Evidencia zmluvného partnera a základných podmienok.
• Súvisiace dokumenty a dodatky.
• Prepojenie na obstarávanie a nadväzujúce objednávky.
• Odkaz na zverejnené znenie zmluvy.
• Prehľad evidovaného čerpania a upozornenia.

Zodpovední pracovníci vidia využitie rámcovej dohody a majú podklad na včasnú prípravu ďalšieho obstarávania.

Nakupujte z dohodnutých položiek.

Pri opakovaných nákupoch využite položky existujúcich zmlúv. Interný katalóg umožňuje vyhľadať položku, zadať množstvo a pripraviť objednávku, ktorá pokračuje nastaveným schvaľovaním.

• Výber položiek zmluvy a práca s košíkom.
• Množstvo, financovanie a súvisiace údaje objednávky.
• Väzba na konkrétnu zmluvu, schvaľovanie a história krokov.
• Tlač a export objednávok.
• Vytvorenie objednávky zo schválenej požiadavky podľa konfigurácie.

Zamestnanec vyberá z dohodnutých položiek. Organizácia zachováva väzbu objednávky na zmluvu a financovanie.

Financovanie v súvislostiach.

Prepojte nákup s rozpočtovou položkou alebo projektom. Oprávnení pracovníci môžu posudzovať financovanie v rámci schvaľovania a sledovať hodnoty evidované pri súvisiacich dokladoch.

• Rozpočtové položky a ich členenie.
• Väzby na požiadavky, zmluvy a objednávky podľa nasadenia.
• Evidencia projektov, dokumentov a projektového tímu.
• Projektové roly a prístup k súvisiacim požiadavkám.
• Prehľady podľa rozpočtu, projektu a organizačnej jednotky.

Ekonóm a projektový manažér vidia, na čo nákup nadväzuje. Vedenie má spoločné podklady na rozhodovanie.

Evidencia a schvaľovanie s väzbou na nákup.

Evidujte faktúry spolu s nadväzujúcou objednávkou alebo zmluvou. Podľa dohodnutého procesu možno nastaviť ich schvaľovanie, úkony finančnej kontroly a sledovanie evidovaného stavu úhrady.

Ekonomické oddelenie dohľadá faktúru v kontexte nákupu a jeho predchádzajúceho schvaľovania.

Podklady pri správnom procese.

Prikladajte dokumenty k požiadavkám, zákazkám, zmluvám a objednávkam. Interné smernice a vzory sprístupnite v znalostnej databáze. Prácu koordinujte cez úlohy a priebeh vyhodnocujte pomocou reportov a exportov.

• Dokumenty a história ich verzií.
• Úlohy s termínom a zodpovednou osobou.
• Interné smernice, vzory a informácie.
• Manažérske prehľady a dohodnuté výstupy.
• Hlásenia a evidencia referencií k plneniam dodávateľov.
• Používateľské roly, organizačné zaradenie a história podporovaných úkonov.